Jumat, 14 Mei 2010

Tips-Tips Menulis Surat Berbahasa Inggris

Baiklah berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat berbahasa Inggris. Semoga Artikel/postingan ini bermanfaat.

Tips pertama:
Gunakanlah kalimat pengantar dan salam penutup yang baku. Untuk kalimat pengantar cukup gunakan: Dear Mr. atau Dear Ms.
Bila kita tidak tahu siapa yang akan menerima surat tersebut, misalnya  kita akan mengirim surat ke alamat email umum suatu instansi kita bisa menggunakan Dear Madam, Dear Sir,
Salam penutup sebaiknya menggunakan kalimat Sincerely yours, karena kalimat ini sangat sopan . Tapi kalau misalnya surat menyurat sudah sering dilakukan dengan orang yang sama, kita bisa menggunakan Best regards, atau cukup dengan kata Best,

Tips kedua:
Berikanlah ucapan terima kasih pada kalimat penutup surat. Misalnya seperti kalimat penutup yang boleh dipertimbangkan: I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.
Kalimat ini memberitahukan kepada sang penerima surat kalau kita menunggu jawabannya atas permintaan yang sudah kita cantumkan di dalam surat kita tersebut, dan kita mengucapkan banyak terima kasih sebelumnya. Jika ingin mengucapkan terima kasih secara umum bisa menggunakan kalimat: Thank you for your kind help.

Tips ketiga:
Memohonlah dengan sopan. Jika ingin memohon sesuatu lakukanlah dengan sopan dengan cara menggunakan kalimat berpola: I will be very grateful if you could ... (isi titik-titik dengan permohonan Anda). Atau dengan kalimat berpola: If you could ..., it would be most appreciated. (Gantilah titik dengan permonan Anda).

Tips keempat:
Jangan menggunakan singkatan, simbol pengganti kata, atau kata yang berformat non-formal. Misalnya it is jangan ditulis it's. Jangan menulis angka 4 untuk menggantikan kata for atau menggunakan huruf U untuk menggantikan kata you; dan tulislah thank you dengan baik dan benar.

Tips kelima:
Tulislah nama dengan harus lengkap. Kalau bisa cantumkan afiliasi di bawah nama. Tanda tangan seperti ini sangat penting, apalagi bila kita menulis surat sebagai pegawai kantor tertentu.

Tips keenam:
Gunakan huruf besar dan tanda baca dengan baik. Huruf kecil memang imut, tapi dalam surat lebih penting menunjukkan kemampuan kita dalam menggunakan tata bahasa dengan baik dan benar, daripada menunjukkan jiwa kita yang mencintai keunikan.
Berikut ini adalah contoh surat dalam Bahasa Inggris yang singkat, padat, dan jelas, formal dan sopan. Silahkan perhatikan dan cermati isi, struktur dan lain sebagainya :D.

Dear Madam, Dear Sir,

I am X, from Y. I am interested in Z.

I will be very grateful if you could inform me the application deadline and eligibility. I wonder if you could also send me the application form. If it is not possible, I will be thankful if you could inform me where I can find it.

I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.

Sincerely yours,

X